Proceso de certificación

1. Generalidades

ONCE México realiza la certificación de sistemas de gestión conforme a los requisitos de las normas ISO aplicables y los requisitos de la norma ISO/IEC 17021-1. Este documento describe las etapas del proceso de certificación, desde la solicitud inicial hasta el mantenimiento de la certificación.

2. Solicitud de certificación

El proceso inicia cuando la organización interesada presenta una solicitud formal a ONCE México, que incluye:

• Datos generales de la organización (razón social, RFC, domicilio, contacto).
• Norma(s) de referencia para la certificación deseada.
• Alcance propuesto de la certificación (actividades, productos, servicios, ubicaciones).
• Información sobre el sistema de gestión (fecha de implementación, última auditoría interna, revisión por la dirección).
• Número de empleados y turnos de trabajo.
• Procesos subcontratados que afecten la conformidad.

ONCE México revisa la solicitud para determinar que tiene la competencia y capacidad para realizar la certificación, y proporciona una cotización formal al cliente.

3. Revisión de la solicitud

Antes de proceder con la auditoría, ONCE México verifica:

• Que el alcance solicitado está claramente definido.
• Que se cuenta con la información necesaria para planificar la auditoría.
• Que existe la competencia para realizar la certificación.
• Que no existen conflictos de interés.

4. Auditoría inicial de certificación

La auditoría inicial se realiza en dos etapas:

4.1 Etapa 1 - Revisión documental

La auditoría Etapa 1 tiene como objetivos:

• Revisar la documentación del sistema de gestión del cliente.
• Evaluar las condiciones específicas del sitio y conocer al personal.
• Determinar si el cliente está preparado para la Etapa 2.
• Identificar áreas de preocupación potencial.
• Recopilar información necesaria para planificar la Etapa 2.

Al finalizar la Etapa 1, se emite un informe con los hallazgos y la recomendación de proceder o no a la Etapa 2.

4.2 Etapa 2 - Auditoría de certificación

La auditoría Etapa 2 evalúa la implementación y eficacia del sistema de gestión, incluyendo:

• Conformidad con todos los requisitos de la norma de referencia.
• Seguimiento, medición y análisis del desempeño.
• Capacidad del sistema para lograr los objetivos.
• Control de procesos operativos.
• Auditorías internas y revisión por la dirección.
• Responsabilidad de la dirección respecto a las políticas.

5. Decisión de certificación

La decisión de otorgar la certificación se basa en:

• El informe de auditoría y los hallazgos documentados.
• Las acciones tomadas por el cliente para abordar no conformidades.
• La recomendación del equipo auditor.
• Cualquier otra información relevante.

La decisión es tomada por personal competente que no participó en la auditoría, asegurando la imparcialidad del proceso. El cliente es notificado formalmente de la decisión.

6. Emisión del certificado

Una vez otorgada la certificación, ONCE México emite un certificado que incluye:

• Nombre y dirección de la organización certificada.
• Alcance de la certificación.
• Norma de referencia.
• Fecha de emisión y fecha de vencimiento.
• Número único de certificado.
• Firma autorizada de ONCE México.

El certificado tiene una validez de tres años, sujeto al cumplimiento del programa de vigilancia.

7. Auditorías de vigilancia

Durante el ciclo de certificación de tres años, ONCE México realiza auditorías de vigilancia al menos una vez al año. Estas auditorías verifican:

• El mantenimiento de la conformidad con los requisitos de la norma.
• El cumplimiento continuo de las condiciones de certificación.
• El cierre eficaz de no conformidades anteriores.
• El progreso en la mejora continua.

La primera auditoría de vigilancia debe realizarse dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de la decisión de certificación inicial.

8. Auditoría de recertificación

Antes del vencimiento del certificado, se realiza una auditoría de recertificación para:

• Confirmar la conformidad continua con todos los requisitos de la norma.
• Evaluar la eficacia global del sistema de gestión.
• Verificar el compromiso de mantener y mejorar el sistema.

La auditoría de recertificación debe completarse antes del vencimiento del certificado actual para mantener la continuidad de la certificación.

9. Tiempos de auditoría

Los tiempos de auditoría se determinan conforme a los lineamientos del documento IAF MD 5, considerando:

• Número de empleados y complejidad de la organización.
• Número de sitios incluidos en el alcance.
• Madurez del sistema de gestión.
• Resultados de auditorías anteriores.

10. Denegación de la certificación

ONCE México puede denegar la certificación cuando:

• Existen no conformidades mayores que no han sido corregidas en los plazos establecidos.
• El sistema de gestión no demuestra conformidad con los requisitos de la norma de referencia.
• El cliente no proporciona la información o acceso necesarios para completar la evaluación.
• Se identifican situaciones que comprometen la integridad del proceso de certificación.

En caso de denegación, se comunica al cliente por escrito los motivos de la decisión. El cliente tiene derecho a presentar una apelación conforme al procedimiento establecido.

11. Ampliación y reducción del alcance

11.1 Ampliación del alcance

El cliente certificado puede solicitar la ampliación del alcance de su certificación para incluir nuevas actividades, productos, servicios o ubicaciones. El proceso incluye:

• Presentación de solicitud formal indicando el alcance ampliado deseado.
• Revisión por ONCE México para determinar la viabilidad y recursos necesarios.
• Realización de una auditoría para evaluar las áreas adicionales.
• Decisión de certificación para el alcance ampliado.
• Emisión de un certificado actualizado con el nuevo alcance.

11.2 Reducción del alcance

La reducción del alcance puede ser solicitada por el cliente o determinada por ONCE México cuando:

• El cliente ya no realiza ciertas actividades incluidas en el alcance original.
• Se identifican no conformidades persistentes en áreas específicas del alcance.
• El cliente no puede demostrar conformidad en parte del alcance certificado.

Tras la reducción, se emite un certificado actualizado que refleja el alcance reducido.

12. Suspensión de la certificación

ONCE México puede suspender temporalmente la certificación en los siguientes casos:

• El sistema de gestión del cliente ha dejado de cumplir los requisitos de certificación de manera persistente o grave.
• El cliente no permite la realización de auditorías de vigilancia o recertificación en la frecuencia requerida.
• El cliente ha solicitado voluntariamente la suspensión.
• Incumplimiento de las obligaciones contractuales, incluyendo obligaciones financieras.
• Uso indebido del certificado o de las marcas de certificación.

Efectos de la suspensión:

• La certificación queda temporalmente inválida.
• El cliente debe cesar toda publicidad que haga referencia a su estado de certificación.
• El período de suspensión no excede los seis meses.

13. Restablecimiento de la certificación

Para restablecer una certificación suspendida, el cliente debe:

• Resolver las causas que originaron la suspensión.
• Proporcionar evidencia objetiva de las acciones correctivas implementadas.
• Someterse a una auditoría de verificación si ONCE México lo considera necesario.

Una vez verificado el cumplimiento, ONCE México restablece la certificación y notifica al cliente por escrito. Si las causas no se resuelven dentro del período de suspensión, se procede al retiro de la certificación.

14. Retiro de la certificación

ONCE México retira la certificación cuando:

• No se resuelven las causas de una suspensión dentro del plazo establecido.
• Se detecta fraude, falsificación de documentos o declaraciones falsas.
• El cliente solicita voluntariamente el retiro.
• El cliente deja de operar o cesa las actividades cubiertas por el alcance.
• Incumplimiento grave y reiterado de las condiciones de certificación.

Efectos del retiro:

• La certificación queda definitivamente cancelada.
• El cliente debe devolver el certificado original.
• El cliente debe eliminar toda referencia a la certificación en sus materiales y comunicaciones.
• El cliente debe dejar de utilizar el logotipo de ONCE México.

El retiro de la certificación se comunica formalmente al cliente y se actualiza el registro público de clientes certificados.